5. Simpan berkas aslinya, bukan hasil cetak maupun pindaiannya
Langkah keempat paling sering dilanggar karena alasan kehati-hatian. Pembubuhan ganda tidak menambah keabsahan apa pun. Pengeluarannya justru bertambah tanpa manfaat hukum.
Pertimbangkan juga volume dokumennya. Untuk puluhan berkas setiap bulan, pembubuhan digital lebih mudah ditelusuri. Riwayatnya tercatat, sehingga audit internal tidak perlu membongkar lemari arsip.
Yang terjadi bila berkas digital dicetak
Banyak orang mencetak dokumen yang sudah bermeterai elektronik. Hasil cetaknya boleh disimpan sebagai arsip biasa. Namun kodenya tidak lagi dapat diperiksa dari lembar kertas tersebut.
Menempatkan Keduanya pada Fungsinya
Yang sebaiknya disiapkan sejak awal
Memahami beda meterai tempel dan e-meterai membantu Anda memilih sejak awal. Keduanya sama-sama bukti pelunasan bea meterai atas sebuah dokumen. Keduanya juga sama-sama tidak memeriksa siapa yang menandatangani.
Untuk memastikan identitas penanda tangan, yang dibutuhkan adalah Tanda Tangan Digital bersertifikat. Meterai menjawab kewajiban pajak, sertifikat menjawab keaslian pihak. Satu dokumen penting sering memerlukan keduanya sekaligus.
ezSign adalah layanan milik PT Solusi Identitas Global Net. Statusnya tercatat sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik non-instansi di bawah pengawasan Komdigi. Pembubuhan meterai elektronik terbitan Peruri dan tanda tangan bersertifikat dapat dibicarakan lebih dulu sebelum memutuskan.
Pertanyaan yang Sering Muncul
1. Apakah tarif kedua bentuk itu berbeda?
Tidak, keduanya memakai tarif tetap sepuluh ribu rupiah sesuai undang-undang.
2. Bolehkah mencetak dokumen yang sudah bermeterai elektronik?
Boleh untuk arsip, tetapi hasil cetaknya tidak lagi bisa diperiksa secara digital.
3. Apakah satu meterai elektronik bisa dipakai dua kali?
Tidak, setiap pembubuhan terikat pada satu dokumen dan tidak dapat digunakan ulang.
Tentang ezSign for Business
ezSign for Business adalah Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi di bawah naungan KOMDIGI Republik Indonesia. ezSign menyediakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang menjamin keabsahan dan kekuatan hukum dokumen digital bagi bisnis dan institusi.
Press Release ini juga sudah tayang di VRITIMES