Kesalahan yang sering terjadi dalam follow-up email adalah hanya menanyakan keputusan dari prospek, seperti “Apakah sudah ada update?” atau “Bagaimana keputusan Anda?”
Sebaliknya, gunakan email follow-up sebagai kesempatan untuk memberikan nilai tambahan kepada prospek. Misalnya dengan:
- Mengirimkan studi kasus yang relevan
- Membagikan artikel atau insight terkait masalah yang mereka hadapi
- Memberikan contoh solusi yang dapat membantu mengatasi tantangan mereka
Pendekatan ini membuat email Anda terasa lebih membantu, bukan sekadar mengingatkan prospek untuk merespons.
Baca juga: Customer Ghosting? Ini 9 Cara Efektif Follow Up Customer via Telepon
5. Gunakan Struktur Email yang Ringkas dan Jelas
Prospek biasanya memiliki waktu yang terbatas, sehingga email follow-up sebaiknya dibuat singkat, jelas, dan mudah dipahami.
Anda bisa menggunakan struktur sederhana seperti berikut:
- Ucapan terima kasih: Berterima kasih atas waktu yang telah diluangkan oleh prospek.
- Ringkasan diskusi: Tuliskan secara singkat poin utama dari meeting yang telah dilakukan.
- Action items atau langkah selanjutnya: Jelaskan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas serta timeline yang telah disepakati.
- Call to action sederhana: misalnya, menanyakan ketersediaan waktu untuk meeting berikutnya.
- Lampiran atau resource pendukung: Lampirkan proposal, studi kasus, atau materi yang sebelumnya dijanjikan.
Struktur seperti ini membantu prospek memahami isi email dengan cepat dan memudahkan mereka untuk merespons.
Gunakan Copilot MiiTel untuk Membuat Follow Up Email Otomatis
Dalam praktiknya, banyak sales profesional melewatkan follow-up karena padatnya aktivitas, mulai dari meeting, panggilan dengan pelanggan, hingga perjalanan bisnis.
Untuk mengatasi hal tersebut, Anda dapat memanfaatkan teknologi AI seperti Copilot di MiiTel.