Portal verifikasi milik Kementerian Komunikasi dan Digital menyediakan pemeriksaan serupa. Hasilnya menampilkan status sertifikat, identitas penandatangan, dan stempel waktu dokumen. Sebelum buat tanda tangan digital untuk kontrak penting, pastikan penyedianya memang tersertifikasi.
Jejak Aktivitas Melengkapi Cerita di Balik Dokumen
Sertifikat menjawab pertanyaan teknis, tetapi tidak menceritakan prosesnya. Siapa mengirim, siapa meninjau, dan kapan persetujuan diberikan sama pentingnya. Catatan aktivitas inilah yang sering menentukan arah pemeriksaan.
Nilai tambahnya ada pada posisi pencatatnya. Riwayat yang dibuat sistem penyelenggara dinilai lebih netral daripada catatan internal. Alasannya sederhana, karena tidak ada pihak berkepentingan yang bisa menyuntingnya belakangan.
Tahapan menyiapkan berkas pembuktian
1. Kumpulkan dokumen final beserta versi aslinya yang bertanda tangan.
2. Unduh riwayat aktivitas dari sistem penandatanganan yang dipakai.
3. Cetak hasil verifikasi dari pembaca PDF atau portal resmi.
4. Sertakan bukti pengiriman dokumen kepada tiap pihak.
5. Simpan semuanya dalam satu berkas perkara yang tertata.
Urutan ini terdengar sederhana, tetapi jarang disiapkan sejak awal. Perusahaan biasanya baru menyusunnya ketika somasi sudah masuk. Padahal sebagian datanya bisa hilang bila sistemnya tidak menyimpan riwayat.
Menjaga Bukti Dokumen Elektronik Tetap Terbaca Bertahun-tahun
Sengketa kontrak jarang muncul di tahun pertama. Perjanjian jangka panjang justru sering dipersoalkan menjelang masa berakhirnya. Masalahnya, masa berlaku sertifikat penandatangan biasanya lebih pendek dari umur kontraknya.
Fitur long term validation dirancang untuk keadaan seperti itu. Dokumen tetap dapat diverifikasi meski sertifikatnya sudah melewati masa berlaku. Stempel waktu dari penyelenggara juga memperkuat keterangan mengenai kapan dokumen diteken.
Perlu diingat, penilaian akhir tetap berada di tangan pemeriksa perkara. Kelengkapan teknis tidak menjamin hasil, tetapi memperjelas posisi Anda. Tanpa data itu, pembuktian bergantung pada ingatan dan saling bantah antar pihak.
Menyiapkan Pembuktian Sejak Dokumen Diteken
Bukti yang kuat tidak dikumpulkan saat gugatan datang. Ia terbentuk otomatis bila proses penandatanganannya memang tertata sejak awal. Identitas terverifikasi, keutuhan terjaga, dan riwayat tersimpan rapi di satu tempat.
ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan, e-Meterai, serta pencatatan aktivitas dokumen. Tim legal yang hendak buat tanda tangan digital dengan standar pembuktian jelas dapat menjadikannya rujukan diskusi.
Pertanyaan yang Sering Diajukan