1. Melakukan evaluasi alur persetujuan dokumen di seluruh divisi
2. Menentukan staf yang berwenang mengakses riwayat aktivitas
3. Mengintegrasikan sistem audit trail ke proses tanda tangan digital yang berjalan
4. Melakukan sosialisasi kepada tim agar terbiasa dengan alur baru
Uji coba pada satu divisi terlebih dahulu bisa membantu proses adaptasi berjalan lebih lancar. Evaluasi berkala juga diperlukan supaya alur kerja baru semakin sesuai kebutuhan.
ezSign, Pendukung Keandalan Rekam Jejak Dokumen Bisnis
Pada akhirnya, audit trail bukan sekadar fitur tambahan dalam proses digital. Kehadirannya membantu bisnis menjaga integritas dokumen sekaligus mengurangi risiko sengketa internal. ezSign menghadirkan pencatatan aktivitas pada proses e signature, mulai dari persetujuan hingga verifikasi lewat QR code. Bagi bisnis yang ingin mulai menerapkan sistem pelacakan ini, tim ezSign dapat membantu memberi penjelasan lebih lanjut.
FAQ Seputar Fitur Pelacakan Aktivitas pada Dokumen Digital
1. Apa yang dimaksud dengan audit trail pada dokumen digital? Ini adalah catatan otomatis yang merekam setiap aktivitas pada sebuah dokumen.
2. Apakah data pada riwayat aktivitas ini bisa dihapus atau diubah sembarangan? Tidak, sistem dirancang agar riwayat aktivitas tetap tersimpan dan bisa ditelusuri.
3. Siapa saja yang bisa mengakses riwayat aktivitas dokumen? Hanya pihak yang mendapat otorisasi akses dari perusahaan yang bisa melihatnya.
Press Release ini juga sudah tayang di VRITIMES