Mengelola Pembubuhan e-Meterai Dokumen Perusahaan di Satu Akun ezSign

Pengelolaan e-Meterai dalam satu akun ezSign membantu perusahaan memusatkan saldo, pemakaian, dan riwayat pembubuhan dokumen. Sistem terpusat memudahkan penelusuran data sekaligus membantu perusahaan merencanakan kebutuhan e-Meterai.

Bagian keuangan beli meterai elektronik sendiri, tim legal punya stok terpisah, cabang lain entah dari mana. Mengelola pembubuhan e-Meterai dengan cara seperti ini terlihat praktis di awal. Repotnya baru terasa ketika laporan pemakaian diminta dan datanya tidak ketemu.

Kondisi itu melahirkan tiga masalah sekaligus. Saldo tidak terpantau, dokumen sempat tertahan karena kuota habis, dan pencatatannya berantakan. Pada beberapa kasus, meterai terbubuh di dokumen yang sebenarnya tidak memerlukannya. Kuota terpakai, sementara dokumennya harus diterbitkan ulang.

Semua itu bisa dihindari dengan memusatkan pengelolaannya. Satu akun perusahaan memungkinkan pembubuhan meterai dan Tandatangan Elektronik berjalan dalam satu alur. Saldo, kewenangan, dan riwayat pemakaiannya berada di tempat yang sama.

Kenapa Mengelola Pembubuhan e-Meterai Perlu Dipusatkan

Meterai elektronik bukan sekadar gambar yang ditempel di halaman. Sifatnya melekat pada dokumen dan kuotanya terpakai begitu dibubuhkan. Karena itu kendalinya perlu jelas sejak sebelum dokumen diproses.

Pemusatan juga memudahkan penelusuran. Bagian keuangan bisa melihat pemakaian tanpa harus mengumpulkan laporan dari tiap unit. Auditor pun mendapat satu sumber data, bukan potongan catatan yang tersebar.

Manfaat lainnya terasa pada perencanaan anggaran. Pola pemakaian setahun terakhir bisa dibaca dari satu tempat. Dari sana perusahaan lebih mudah memperkirakan kebutuhan periode berikutnya.

Yang paling sering luput dari perhatian

Banyak perusahaan hanya memantau jumlah sisa kuota. Padahal yang sama pentingnya adalah siapa yang memakainya dan untuk dokumen apa. Tanpa keterangan itu, lonjakan pemakaian sulit dijelaskan saat ditanyakan.

Memastikan Dokumen Mana yang Memang Perlu Dimeteraikan

Tidak semua dokumen perusahaan membutuhkan meterai. Undang-Undang Bea Meterai mengatur jenis dokumen yang terutang bea, termasuk dokumen yang menyebut jumlah uang di atas batas tertentu. Memahami batas ini menghemat kuota sekaligus mencegah kesalahan pembubuhan.

● Perjanjian kerja sama dan kontrak dengan nilai transaksi tertentu.

● Surat pernyataan dan dokumen yang dipakai sebagai alat bukti.

Sumber: